Microsoft Power Point को परिभाषित कीजिए

Microsoft Power Point (माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉईन्ट)

Microsoft Power Point (माइक्रोसॉफ्ट पॉवर पॉईन्ट) को परिभाषित कीजिए। पॉवर पॉइन्ट के उपयोगों की व्याख्या कीजिए।

Microsoft Power Point का परिचय- MS Power Point को अब केवल Power Point के नाम से ही पुकारा जाता है। यह वास्तविक रूप से MS Office का ही एक अंग माना जाता है। इसका सबसे पहला संस्करण 3.1 के साथ विकसित किया गया। सन् 1992 में इसको MS Office के साथ जोड़कर इसके नये संस्करण को जन्म दिया गया। इसके बाद इसमें विभिन्न परिवर्तन होते रहे। सन् 2000 में इसका जो नया संस्करण आया वह संस्करण बहुत अधिक विकसित था। इस संस्करण के द्वारा हम एनीमेशन तथा बाहरी चित्रों को आवश्यकतानुसार बदल कर के अपने Presentation (प्रस्तुतीकरण) को अधिक प्रभावी बना सकते हैं।

पावर पॉइन्ट के उपयोग (Use of Power Point)

आज के युग को हम सूचना प्रौद्योगिकी का युग कह सकते हैं। आज सूचना प्रौद्योगिकी की सहायता से ही प्रत्येक औद्योगिक इकाई (Marketing) मार्केटिंग कर रही है। सभी इकाइयाँ अपना उत्पाद तथा उनसे सम्बन्धित तथ्यों को अधिक से अधिक प्रभावी रूप से प्रस्तुत करना चाहती है। इस कार्य के लिए Power Point Software बहुत उपयोगी सिद्ध हुआ है। Power Point के द्वारा User (प्रयोक्ता) तथा प्रस्तुतकर्ता (Presenter) की निम्न तरीके से सहायता की जाती है-

1. प्रस्तुतीकरण (Presentation)- इसके द्वारा तैयार की गई प्रस्तुति सलाइड्स हैण्ड आउट्स, बोले गये वाक्य और प्रस्तुति के मुख्य बिन्दु ये सब एक ही फाइल में सम्मिलित होते हैं। Power Point की प्रस्तुति इन सबका ही मिश्रण होता है। इसके द्वारा प्रस्तुति को और अधिक प्रभावशाली बनाया जा सकता है। जब हम Slides को बनाते हैं उस समय हमें यह देखना होता है कि हमारी प्रस्तुति किस प्रकार की दिखनी चाहिए।

2.प्रभाव देना (To Give Effects)- इस कार्य के लिए हम निम्न विधि अपना सकते हैं-

• आवाज को प्रभावी बनाकर, इस कार्य के लिए अन्य पंक्ति की आवाज का भी हम इसमें समावेश कर सकते हैं,
• चित्रों का प्रयोग करके,
• रंगों का उपयोग करके स्लाइड को और अधिक प्रभावी बना सकते हैं,
• प्रस्तुतीकरण को गति प्रदान कर और अधिक प्रभावी तथा सजीव बना सकते हैं,
• 3D-Effects का प्रयोग करके,
• सम्पूर्ण प्रस्तुतीकरण की विषय वस्तु को अलग-अलग समूह में विभक्त करके उसको सरल तथा प्रभावी बना सकते हैं।

3. Presentation Slides- इसके द्वारा हम अपने प्रस्तुतीकरण में शीर्षक, टैस्क्ट, ग्राफिक्स तथा वीडियो क्लिक प्रयुक्त कर सकते है। इसमें हम अपनी Slides को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए उपयुक्त रंग, आवाज तथा अलग-अलग आकार को use कर सकते हैं।

4. पारदर्शिकाओं का निर्माण- ओरवहैड प्रोजेक्ट का कार्य करने हेतु इसके द्वारा हम Black & White या रंगीन पारदर्शिकायें भी बड़े सुन्दर ढंग से सरलता से बना सकते हैं।

5. हैण्डआउट्स (Handouts)- हम अपने प्रस्तुतीकरण को अधिक आकर्षक बनाने के लिए अपने श्रोताओं व दर्शकों के लिए हैण्डआउट्स की सुविधा भी दे सकते हैं। इसमें तैयार की गई स्लाइड्स का एक छोटा-सा छपा हुआ रूप होता है। एक ही पेज पर दो, तीन या छ: स्लाइड्स तक छपी होती हैं। यदि हम चाहें तो इसमें कम्पनी का नाम, दिनांक एवं पृष्ठ संख्या भी छाप सकते हैं।

6.प्रजेन्टेशन में विविधता– Power Point की सहायता से प्रयोक्ता अपने प्रस्तुतीकरण में और अधिक विविधता लाकर उसे अधिक प्रभावी-बना सकता है। इसमें वह चित्र, ग्राफ आदि के द्वारा अपने प्रस्तुतीकरण को प्रभावी बना सकता है।

7. Outline- अपनी प्रस्तुति पर कार्य करते समय हमारे पास यह option भी होता है। कि outline के साथ शीर्षक एवं मुख्य Text को एक साथ किया जा सकता है। यदि जरूरी हो तो इसका प्रिन्ट भी लिया जा सकता है।

8. नोट्स बनाना (Making Notes)- Power Point में हम slide बनाने के साथ-साथ उसके विषय में टिप्पणियाँ या व्याख्यान भी दिखा सकते हैं। वह Monitor Screen में ऊपर स्लाइड प्रस्तुत कर सकता है तथा उसके नीचे उसकी व्याख्या भी दे सकता है।

Read Also

Ms Excel in Hindi With Shortcut Keys and Functions Read More

9. विजार्ड (Wizards)- Power Point की सबसे अच्छी व्यवस्था Wizard की है। यह प्रयोक्ता (user) को Power Point पर कार्य करने के लिए आवश्यक सहायता प्रदान करता है। इसके साथ कार्य करना बहुत सरल होता है।

10. ऑटो कन्टेन्ट विजार्ड (Auto Content Wizard)- इसमें अपने आप विषय वस्तु प्रदर्शन के लिए विजार्ड की अलग से व्यवस्था होती है। इसके कारण Monitor पर जैसे ही window खुलती है उसके बाद जब हम Auto Content Wizard बटन पर click करते हैं तो उसके बाद हमारे प्रस्तुतीकरण के मदों की सूची Monitor Screen पर पहली एवं दूसरी विण्डो में आती जाती है।

11. वेब प्रस्तुतीकरण (Web Presentation)- प्रयोक्ता अपने प्रस्तुतीकरण को Internet के किसी server में डाल कर अपने प्रस्तुतीकरण को Internet से जोड़ सकता है। जब यह Internet से जुड़ जाता है तब इसको किसी भी दूसरे computer पर देखा जा सकता है।

12. टेम्प्लेट (Template)- जब किसी भी user के द्वारा Power Point window को खोला जाता है तो इसकी विण्डो पर तीन बटन दिखाई देते हैं

1. Auto Content Wizard
2. Design Template
3. Blank Presentation

यदि Design Templete पर क्लिक करते हैं तो इसके द्वारा computer में पहले से तैयार स्लाइडस की सूची दिखाई देती है। User इसमें से अपने प्रस्तुतीकरण के लिए कोई भी डिजाइन की slide चुनकर उसमें अपना प्रस्तुतीकरण आसानी से कर सकता है। यहाँ पर अलग से slide बनाने का कार्य नहीं करना पड़ता है।

13. ब्लैंक प्रजेन्टेशन (Blank Presentation)- यदि user अपने ढंग से प्रस्तुतीकरण तैयार करना चाहता है तो उसको तीसरे बटन Blank Presentation पर click करके एक नई window खोलनी पड़ती है और इसमें वह अपने ही ढंग से प्रस्तुतीकरण कर सकता है।

Power Point में बनी स्लाईड की फॉर्मेटिंग

पॉवर पॉइन्ट में बनी स्लाईड की फॉर्मेटिंग किस प्रकार की जाती है? समझाइये।

परिचय– इसमें Text के लिए पहले से बने हुए Slide के lay-out (ले-आउट) होते हैं। इसकी सहायता से इच्छित lay-out (ले-आउट) का चुनाव करके slides के Text आसानी से जोड़ सकते हैं। इसके अलावा Slide के Place Holder के बाहर Text Box प्रविष्ट करके भी उसमें Text जोड़ सकते हैं।

स्लाइड्स में Text जोड़ना (Adding Text to Slides)

जैसा कि ऊपर बताया जा चुका है कि Text Slide जोड़ कर भी अपनी Presentation में Text Type कर सकते हैं तथा इसके अलावा Text Box का प्रयोग करके भी Text को Type कर सकते हैं। Text Slide का प्रयोग कर Text type करने के लिए निम्न बिन्दुओं का पालन करना पड़ता है।

1. Insert Menu में New Slide पर click करेंगे या Keyboard से Ctrl + M दबाएँ। इसके बाद दिये गये चित्रानुसार डॉयलॉग बॉक्स प्रकट होगा।

2. उस slide को शामिल करें जिसमें Text Plance holder शामिल है।

3. Place holder के अन्दर click करते हैं तथा इसमें Type करना शुरू करते हैं।

4. Typing समाप्त करने के बाद Place holder के बाहर click करते हैं।

Text Box का प्रयोग कर Text जोड़ना-

1. Drawing Tool Bar से Text Box को click करते हैं।

2. जहाँ पर टैक्स्ट बॉक्स प्रविष्ट करना है वहाँ पर click करें तथा आवश्यकतानुसार इये type करते हैं।

3. इसमें Text type करना शुरू करें तथा समाप्त करने के बाद Text Box के बाहर कहीं पर भी click करते हैं।

स्लाइड्स में Text को सम्पादित करना (Editing Text on a Slide)

जब भी आवश्यकतानुसार पड़े उसके अनुसार slide में Text जोड़ सकते हैं, मिटा सकते है या किसी प्रकार का उसमें बदलाव या परिवर्तन कर सकते हैं । इस प्रक्रिया के लिए निम्न दो पदों का पालन करते हैं

1. उस slide का चयन करें जिसके Text को सम्पादित करना चाहते हैं।

2. टैक्स्ट के स्थान पर click करें और आवश्यकतानुसार सम्पादन करें।

Text की कॉपी करना (Copying the Text)

Text को कॉपी करने के लिए निम्न प्रक्रिया को अपनाएँ-

1. सबसे पहले उस slide का चयन करें जिसमें से कॉपी करना है।

2. उसके बाद Edit Menu से Copy Option को select करें, या Standard Tool Bar में copy पर क्लिक करें या फिर Keyboard पर Crtl + C एक साथ दबाएँ।

3. अब उस slide का चयन करें जहाँ आप कॉपी करना चाहते हैं एवं इच्छित जगह पर क्लिक करें।

4. उपरोक्त सभी प्रक्रियाओं के बाद Edit Menu से Paste का चयन करें या Standard Tool Bar से Paste पर click करें या keyboard (की-बोर्ड) से Ctrl + V दबाएँ।

Text को मूव करना (Moving the Text)

इस प्रक्रिया के लिए-

1. सबसे पहले स्लाइड का चयन करें और Text को चुनें जिसको मूव करना चाहते हैं।

2. उसके बाद Edit Menu में से cut चुनें या Standard Tool Bar से cut को क्लिक करें या फिर keybord से Ctrl + X की (Key) दबाएँ।

3. उस slide का चयन करे जिसमें आप मूव करना चाहते हैं एवं वहाँ पर Place holder के अन्दर click करे।

4. उसके बाद Edit Menu में Paste चुनें या Standard Tool Bar से Paste को click करें या Keyboard से Ctrl + V बटन दबाएँ।

Text को मिटाना (Deleting the Text)

इस प्रक्रिया के लिए-

1. Slide को select करें। उसके बाद Text को select करें जिसे आप Delete करना चाहते हैं।

2. उसके बाद Delete बटन को दबायें।

Text का Font एवं आकार बदलना (Changing the Font and Size of the Text)

इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए-

1. सबसे पहले slide तथा Text का चुनाव करें।

2. Format Menu से Font को click करें, उसके बाद अगले पृष्ठ पर दिये गये चित्रानुसार Dialog Box स्क्रीन पर प्रकट होगा।

3. Text का font बदलने के लिए font के Text Box में Font का नाम Type करें अथवा फॉन्ट सूची से इच्छित फॉन्ट का चुनाव करें।

4. Text का आकार बदलने के लिए size के बॉक्स में आकार type करें या फिर size के लिस्ट बॉक्स में से चयन करें।

5. Text का स्टाइल बदलने के लिए Font Style से निम्न चार विकल्पों में से किसी एक विकल्प का अपनी इच्छानुसार चयन करें

1. Regular : यह Text को सामान्य रूप प्रदान करता है।
2. Bold : यह Text को गहरा रूप देता है।
3. Italic: यह Text को तिरछा रूप देता है।
4. Bold-Italic : यह Text को गहरा और तिरछा बनाता है।

6. Text को विशेष प्रभाव देने के लिए Effects के निम्न विकल्पों में से अपने इच्छित विकल्प का चुनाव करें-

1. Underline : यह Text को रेखांकित करना है।
2. Shadow : यह Text को एक छाया देता है।
3. Emboss : यह Text को उत्कीर्ण रूप देता है।
4. Superscript: यह Text को घात का रूप देता है जैसे a²
5. Subscript: यह Text को नीचे करता है जैसे 0₂

7. Text को रंगीन करने के लिए-

(a) Font Dialog Box से colour के Drop down list box को click करें।

(b) इस बॉक्स में से अपनी इच्छानुसार रंग का चुनाव करें।

Power Point में हम Text का case आसानी के साथ बदल सकते हैं। इसकी प्रक्रिया के लिए निम्न पदों का पालन करें-

1. Slide में उस Text का चयन करें जिसका केस बदलना है।

2. Format Menu से Change Case का चयन करें। इसके बाद एक Dialog Box प्रकट होगा।

3. इसमें आप इच्छित विकल्प का चुनाव करें।

Text Formatting के लिए कुछ Power Point Short Cut keys

Keyboard (की-बोर्ड) के माध्यम से Text Formatting के लिए कुछ shortcut keys का प्रयोग किया जाता है। इनका प्रयोग करके Keyboard (की-बोर्ड) के द्वारा Text Formatting का काम आसानी से कर सकते हैं।

Formatting	Shortcut Keys
(Bold)	Ctrl + B
(Italic)	Ctrl + I
(Underline)	Ctrl + U
(Superscript)	Ctrl + Shift + +
(Subscript)	Ctrl + –
Formatting (Copy Formatting)	Ctrl + Shift + C
Formatting (Paste Formatting)	Ctrl + Shift + V
Formatting (Remove Formatting)	Ctrl + Space bar
(Chang Font)	Ctrl + Shift + F
(Change Font Size)	Ctrl + Shift + P
(Increase Font Size)	Ctrl + Shift + >
(Decrease Font Size)	Ctrl + Shift + <

ऑब्जेक्ट लिंकिंग एवं एम्बेडिंग

ऑब्जेक्ट लिंकिंग एवं एम्बेडिंग– यह MS-Office के विभिन्न के विभिन्न पैकेजों एवं MS-Excel की अलग-अलग वर्कशीट तथा डॉक्यूमेन्ट के बीच परस्पर सम्बन्ध जोड़ने का एक शक्तिशाली यन्त्र है। उदाहरणार्थ- यदि हम Excel (एक्सेल) में अपनी कम्पनी के अकाउण्ट्स सम्बन्धी सभी प्रकार के कार्य करते हैं तो उसके लिए हमें कई वर्कशीट या कई वर्कबुक या अनेक फाइलों की आवश्यकता पड़ती है। हमें यह भी जरूरत पड़ सकती है कि हम एक वर्कशीट या वर्कबुक को इस तरह जोड़ें कि यदि एक में कुछ बदलाव करें तो दूसरे में भी वह बदलाव स्वतः हो जाये। इस सुविधा के अन्तर्गत हम MS-Access में MS-Word के तत्वों का । भी जोड़ सकते हैं।

वर्ड के Text विण्डो को एक्सेल वर्कशीट में प्रविष्ट करना (Insert MS-Word Text Window into an Excel Worksheet)

इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए हमें निम्न पदों क पालन करना चाहिए-

• Insert Menu से object विकल्प का चुनाव करते हैं।
• object Type से MS-Word document को select करें click करते हैं।
• इस प्रक्रिया के बाद OK Button पर click करते हैं।

उपरोक्त प्रक्रिया के बाद निम्न Dialog Box स्क्रीन पर प्रकट होगा—

सैल को लिंक करना (Linking Cells)

इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए-

• सबसे पहले उस वर्कबुक को खोलना है जिसको हम लिंक करना चाहते हैं।
• इसके बाद Sources Workbook को खोलें जिसको लिंक करना चाहते हैं।
• डाटा के Range को select करें जिसको लिंक करना है।
• Edit Menu से copy विकल्प को click करते हैं।
• अब उस वर्कबुक एवं सैल पर click करते हैं जहाँ पर हमें लिंक किए गए डाटा को ले जाना है।
• इसके बाद Edit Menu से Paste Special विकल्प पर click करते हैं।
• Paste के All विकल्प एवं Operation के None विकल्प को select करते हैं।
• Paste Link को select करने के बाद अन्त में OK बटन पर click करते हैं।

उपरोक्त प्रक्रिया के बाद निम्न Dialog Box स्क्रीन पर प्रकट होगा-

फॉमूला को लिंक करना (Linking Formula)

इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए-

• सबसे पहले उस वर्कबुक को खोलें जिसमें हमें फॉर्मला कॉपी करना है।
• वर्कबुक में cell को चुनकर बराबर का चिह्न (=) प्रविष्ट करते हैं।
• इसके बाद उस वर्कबुक को खोलें जहाँ पर फार्मूला उपलब्ध है।
• इस प्रक्रिया के बाद उस फॉर्मूले वाले Cell को select करते हैं।
• उपरोक्त प्रक्रिया के बाद अन्त में एन्टर (Enter) की (↵) को दबाते हैं।

हाइपरलिंक (Hyperlink)

हाइपरलिंक (Hyperlink)– यह रंगीन एवं रेखांकित टैक्स्ट होता है या यह कोई ग्राफिक्स भी हो सकता है जिस पर क्लिक करके हम किसी विशेष फाइल, फाइल के किसी विशेष स्थान, world wide web के किसी पेज या Internet के किसी HTML page पर जा सकते हैं। इसके द्वारा हम Document को किसी न्यूजग्रुप, टेलनेट या FTP site के साथ भी आसानी से जोड़ सकते हैं।

हायपरलिंक को डालने के लिए निम्न प्रक्रिया से गुजरना पड़ता है-

1. Insert Menu से Hyperlink option को select करके click करते हैं या Standard Tool Bar से Hyperlink बटन पर click करते हैं या Keyboard से Ctrl + K key को एक साथ दबाते हैं।

2. उपरोक्त प्रक्रिया के बाद एक डॉयलॉग बॉक्स open होगा।

3. इसके बाद निम्न में से इच्छित विकल्प को select करें

(i) किसी भी फाइल या वेब पेज को (जो पहले से बना हुआ हो) को लिंक करने के लिए। Link to से Existing File or Web Page को click करें या Browse for से file या Web Page को click करके इनमें से किसी एक का चुनाव करते हैं।

(ii) उन फाइलों को लिंक करने के लिए जो अभी नहीं बनी हैं, Link to से Create New Document को click करते हैं तथा Name of New Document में file का पूरा Path Type (टाइप) करते हैं।

MS power point में कस्टम स्लाइड शो बनाना

MS power point (एम.एस. पावर प्वाईंट) में कस्टम स्लाइड शो बनाने के विभिन्न चरणों को लिखें व साथ ही action बंटन को परिभाषित करें।

जब हम एक पूरी प्रेजेंटेशन तैयार कर लेते हैं जब हम इसकी सभी स्लाइड को प्रत्येक बार या एक ही स्थान पर दर्शाना नहीं चाहते हैं तो यह विकल्प हमें अलग-अलग वर्ग के लिए एक प्रेजेंटेशन से अलग-अलग स्लाइड्स को चुनकर प्रस्तुति तैयार करने की अनुमति प्रदान करता हैं।

इसके लिए Slide Show menu में स्थित Custom Show विकल्प पर क्लिक करते हैं। इसके बाद निम्न Dialog box प्रदर्शित होता है।

अब Custom show box में New क्लिक करते हैं। इससे Define Custom Show Box प्रदर्शित होता हैं।

इसमें दाई तरफ सभी स्लाइड्स प्रदर्शित हैं, जिन स्लाइड्स को प्रस्तुति में शामिल करना हो उन पर क्लिक करके Add पर क्लिक करते है। Slide Custom Show Name box में प्रस्तुति का नाम देकर OK पर क्लिक करते है। Custom Show के क्लोज बटन पर क्लिक करते है।

Custom Show को प्रस्तुत करना (Custom Show on Presentation)

इसके लिए निम्न विकल्प का चयन करते हैं

1. Slide Show menu में स्थित Custom Show को चुनकर Custom Show Box में किसी एक प्रस्तुति पर क्लिक करते हैं।

2. इसके बाद Show button पर क्लिक करते हैं।

Action Button

ACTION BUTTON- एक अन्य टूल जिसे हम वेबपेज, फाइल, ईमेल एड्रेस या स्लाइड से कनेक्ट करने के लिए उपयोग करते है। यह क्रिया ACTION BUTTON कहलाती है। एक्शन बटन बिल्ट-इन शेप्स होते हैं जिन्हें हम किसी प्रेजेंटेशन में जोड़कर दूसरी स्लाइड से लिंक करने के लिए सेट कर सकते हैं, साउंड प्ले कर सकते हैं या इसी तरह का एक्शन कर सकते हैं। जब कोई व्यक्ति बटन पर क्लिक या hovers करता है, तो चयनित कार्रवाई होगी। एक्शन बटन हाइपरलिंक जैसी कई चीजें कर सकते हैं।