Ms Excel in Hindi With Shortcut Keys and Functions

Microsoft Excel (माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल) को इसकी विशेषताओं के साथ समझाइये अथवा स्प्रेडशीट/एम.एस. एक्सेल के उपयोगों की व्याख्या कीजिए।

Microsoft Excel (माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल) एक इलेक्ट्रोनिक स्प्रेडशीट है। हम अपने डाटा कॉलम तथा पंक्तियों में व्यवस्थित करने हेतु उपयोग कर सकते हैं। इसकी मुख्य विशेषताएँ उपयोग निम्न हैं।

MS-Excel (एम.एस एक्सेल) में फंक्शन को परिभाषित करें। कितनी श्रेणियों में उन्हें वर्गीकृत किया जाता है?

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Ms Excel in Hindi इसकी विशेषताओं के साथ समझाइये

Spreadsheet/MS-Excel (स्प्रेडशीट/एम.एस.एक्सेल)- एम.एस. एक्सेल का विकास विशेष रूप से Accounting (अकाउंटिंग) के काम से जुड़ी समस्याओं जैसे बड़ी संख्याओं की गणना करना, कोई संख्या के छूट जाने पर सभी संख्याओं को दोबारा गणना करना आदि को ध्यान में रखकर किया जाता है। एम.एस. एक्सेल एक Windows (विण्डोज) पर चलने वाला स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। जिसे उत्पाद के आधार पर टेबुलर फॉर्म में गणना करने तथा विश्लेषण करने हेतु उपयोग किया जाता है।

इस पैकेज की सहायता से गणितीय तथा Accounting (अकाउंटिंग) ऑपरेशन्स के अनुकूल विभिन्न प्रकार के फार्मूले तथा फंक्शन्स की विभिन्न सुविधायें उपलब्ध हैं जो हमें टैक्स्ट, एडिटिंग तथा प्रिंटिंग हेतु कई फिचर्स प्रदान करती है।

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Ms Excel in Hindi इसकी मुख्य विशेषताएँ

(1) गणना करना- सर्वप्रथम उस डाटा, जिस पर गणना करनी है, को प्रविष्ट किया जाता है। इसके बाद उसकी जरूरत के अनुसार हम जैसी गणना करना चाहे उसके अनुसार एक फॉर्मूला सेल में डालते हैं। इस फॉर्मूले द्वारा गणना हो जाने पर एक्सेल उसका उत्तर निकालकर स्क्रीन पर दिखा देता है।

(2) दोबारा गणना करना- यदि डाटा में कुछ बदलाव बाद में किया जाता है तो एक्सेल इस बदले हुए डाटा के आधार पर दोबारा तुरन्त गणना कर देता है। यह गणना हम देखते हैं कि डाटा या संख्या के बदलने के साथ ही शुरू हो जाती है।

(3) डाटा को दोहराना- अपनी worksheet (वर्कशीट) में हम अपनी टैक्स्ट वैल्यू या फॉर्मूले को किसी दूसरे स्थान पर कॉपी कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए फॉर्मूला कॉपी हुआ है उसकी गणना यह स्वयं ही कर देगा।

(4) वर्कशीट कॉपी कर दुबारा प्रयोग करना- एम.एस. एक्सेल के द्वारा हम शीट की एक अन्य प्रतिलिपि तैयार कर सकते हैं। इसके बाद उस दूसरी शीट में आवश्यक बदलाव करके एक नयी शीट तैयार कर सकते हैं।

(5) ग्राफिकल यूजर इन्टरफेस- एक्सेल एक GUI पर आधारित स्प्रेडशीट पैकेज है अर्थात् इसमें प्रयोक्ता व सॉफ्टवेयर के मध्य डाटा, सूचनाओं का आदान-प्रदान चित्रों के माध्यम से होता है। ये सभी निर्देश जो प्रयोक्ता द्वारा एम.एस. एक्सेल को समय-समय पर देने होते हैं, मेन्यू के आकार में हमेशा स्क्रीन पर उपलब्ध रहते हैं। प्रयोक्ता को उन्हें देने के लिए ये निर्देश की-बोर्ड की सहायता से टाईप नहीं करने पड़ते। यह MS-Excel Software विण्डो पर आधारित एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है। अत: इस पर कार्य करने में माउस का सर्वाधिक प्रयोग होता है।

(6) फंक्शन- MS-Excel में मेन्यू तथा उसके कमाण्ड्स के अलावा विविध प्रकार के फंक्शन होते हैं। इनको प्रयोक्ता अपनी टेबल की आवश्यकतानुसार उपयोग करता है। एक्सेल में उपलब्ध इन फंक्शन को @ function कहा जाता है तथा इनमें गणितीय, सांख्यिकीय, वित्तीय डाटाबेस फंक्शन्स आदि मुख्य हैं।

(7) कॉपी व मूव- Copy या Move एक्सेल के कुछ कमाण्डों में से है। इनकी सहायता से टेबल या वर्कशीट के कुछ cell की रेन्ज को एक जगह से दूसरी जगह पर कॉपी या मूव किया जा सकता है।

(8) विण्डो- एक्सेल के इस आकर्षक गुण की सहायता से हम अपनी वर्कशीट के हैडिंग को स्क्रीन पर स्थिर कर सकते हैं। जिससे हम अपनी वर्कशीट में कितना भी नीचे चल जायें पर ये हैडिंग या tile स्क्रीन पर ही हमें दिखते रहते हैं।

(9) एडिटिंग (Editing)- एडिटिंग से हमारा तात्पर्य यह है कि बनी हुई worksheet (वर्कशीट) में कुछ परिवर्तन करना है, चाहे हमें कुछ पंक्तियां जोड़नी या हटानी हो या फिर कुछ स्तम्भ जोड़ने हों या हटाने हों, ये सभी प्रकार के सम्पादन (Editing) के कार्य करने के लिए यहाँ कुछ कमाण्ड उपलब्ध हैं।

(10) सेव तथा ऑपन- MS-Excel में बनाई गयी सभी वर्कशीट फाइल को कम्प्यूटर की सहायक मेमोरी में संचित किया जा सकता है। इन्हें बाद में जरूरत के अनुसार पुनः प्राप्त किया जा सकता है।

(11) डाटाबेस- वैसे तो डाटाबेस प्रबन्धन के लिए विशेषज्ञ सॉफ्टवेयर आते हैं। अतः टाबेस सम्बन्धी सभी विशेष कार्य उन्हीं के द्वारा सम्पन्न कराये जाने चाहिए परन्तु एक Spread Sheet होने के बावजूद इस एक्सेल में कई कमाण्ड उपलब्ध हैं। इन कमाण्ड की सहायता से डाटा विश्लेषण (Analysis) के कई कमाण्ड इसमें उपलब्ध हैं।

(12) ग्राफ- बहुत सी सारणीबद्ध सूचनाओं को ज्यादा अच्छी से प्रदर्शित करने के लिए ताकि उसका विश्लेषण करके कुछ व्याख्या की जा सके, उन्हें ग्राफ के रूप में दर्शाया जाता है। बस X-अक्ष तथा Y-अक्ष का मान व किस तरह का ग्राफ बनाना है। यहीं बनाने की जरूरत है। ताकि ग्राफ का सारा काम एक्सेल के द्वारा स्वतः किया जाता है। ग्राफ का निर्माण करने के बाद स्क्रीन पर देखा जा सकता है। संचित करके रखा जा सकता है तथा उसे प्रिंट भी करवाया जा सकता है।

Ms Excel Shortcut Keys

To Do This	Press keys
Close a workbook	Ctrl + W
Open a workbook	Ctrl + O
Copy selection	Ctrl + C
Save a workbook	Ctrl + S
Go to the Home tab	Alt + H
Paste selection	Ctrl + V
Undo recent action	Ctrl + Z
Remove cell contents	Delete
Choose a fill color	Alt + H, H
Cut selection	Ctrl + X
Go to the Insert tab	Alt + N
Apply bold formatting	Ctrl + B
Center align cell contents	Alt + H, A, C
Go to the Page Layout tab	Alt + P
Go to the Data tab	Alt + A
Go to the View tab	Alt + W
Hide the selected columns	Ctrl + 0
Add borders	Alt + H, B
Delete column	Alt + H, D, C
Go to the Formula tab	Alt + M
Hide the selected rows	Ctrl + 9

Ms Excel Shortcut Keys

Ms Excel Functions को परिभाषित करें

MS-Excel (एम.एस एक्सेल) में फार्मूला या फंक्शन का बहुत महत्त्व हैं जब हम कोई गणना करना चाहते हैं जैसे-किसी कॉलम के कुछ सेलों को जोड़ना, एक संख्या का दूसरे में गुणा करना, किसी रेंज के डाटा का औसत निकालना आदि, तो हम उस गणना के लिए फोर्मूलों का उपयोग करते हैं कोई फॉर्मूला उस सेल में भरा जाता हैं जहाँ हम गणना का परिणाम दिखना चाहते हैं एम.एस एक्सेल में फार्मूला हमेशा बराबर चिह्न (=) से प्रारंभ होता हैं। एक्सेल में पहले से परिभाषित फार्मूले होते है जिन्हें फंक्शन कहते हैं जिनके द्वारा विभिन्न प्रकार के कार्य किये जा सकते हैं जैसे- जोड़ना, घटना, गुणा, भाग, डेट, टाइम आदि प्रकार के होते है। जो निम्न हैं

Math or String
Date & Time
Text
Financial
Logical
Statically
Lookup or reference

Function का प्रयोग-

Direct Type करके- इसमें Function को “=” के चिह्न के बाद टाईप कर देते है और उसमें Argument insert करा देते है। और अंत में इंटर या क्लिक करके उसका परिणाम प्राप्त कर सकते हैं।

Manu के द्वारा- Insert Menu Function पर क्लिक करने पर Function डायलाग बॉक्स आता है। जिसमें Function Select (सिलेक्ट) करते है। और Ok Button पर क्लिक करते हैं। और उसके बाद उसमें उसके Argument (आर्गूमेंट) देते है और Ok Button पर क्लिक करते है।

Math Function in Microsoft Excel

1. SUM- इस Function द्वारा संख्याओं को जोड़ा जाता है। इसमें value, cell, address or cell range दी जा सकती है।

2. SQRT- इस Function की सहायता से किसी भी संख्या का SQURE ROOT निकाला जाता है। इसके Argument (आर्गूमेंट) में किसी संख्या का सेल एड्रेस देते है या वह संख्या देते है। जिसका QUARE ROOT निकालना होता है।

Example = SQRT (25)

Result = 5

3. Odd- इस Function से सम संख्या को विषम संख्या में बदला जा सकता है।

Example = odd (80)

Result = 81

4. Even- इस Function से विषम संख्या को सम संख्या में बदला जा सकता है।

Example = even (79)

Result = 80

5. MOD- इस Function की सहायता से किसी भी संख्या का शेषफल निकाला जाता है। इसमें दो Argument (आर्गूमेंट) दिये जाते हैं।

Example = MOD (26,5)

Result = 1

6. POWER- इस Function से किसी भी संख्या की घात की गणना की जा सकती हैं। इसमें दो Argument (आर्गूमेंट) दिये जाते हैं पहली संख्या दूसरी पावर।

Example = POWER (5,2)

Result = 25

7. ABS- इससे absolute value निकालते है। अर्थात् यदि कोई चिह्न लगा है। तो उसको हटा दिया जाता है। यह Argument में एक नंबर लेता है।

Example = abs (-125)

Result = 125

8. Fact- इस Function की सहायता से किसी भी संख्या का Factorial number निकाल सकते है। यह Argument (आर्गूमेंट) में एक नंबर लेता है।

जैसे- 5 का Factorial होता है। 1 × 2 × 3 × 4 × 5 = 120

Example = fact (5)

Result = 120

9. INT- इस Function से किसी भी संख्या की इंटीयर Value निकाल सकते है। यह Argument (आर्गूमेंट) में एक नंबर लेता है।

Example = int (123.34)

Result = 123

Text/String Functions in Microsoft Excel

इस Function का प्रयोग Text (टैक्स) के लिये किया जाता है। इसलिये इन्हें टैक्ट Function कहा जाता है। यह निम्न है।

1. UPPER- यह Function lower case के अक्षर को बड़े अक्षर में बदलता है।

Syntax = UPPER (TEXT)

Example = UPPER (“Cyber dairy Solutions”)

Result = CYBER DAIRY SOLUTIONS

2. LOWER- यह Function Upper Case के अक्षर को Lower Case अक्षर में बदलता है।

Syntax = LOWER (TEXT)

Example = LOWER (“COMPUTER HINDI”)

Result = computer hindi

3. Proper- यह Function text को proper case में सेट करता है।

Syntax = proper (TEXT)

Example = proper (“COMUTER HINDI”)

Result = Computer Hindi

4. len- यह Function text के अक्षर गिनता है।

Syntax = len (TEXT)

Example = (“Computer”)

Result = 8

5. left- यह Function शब्द के अक्षरों को बायीं तरफ से निकालता है। इसमें टैक्ट एवं कितने अक्षर निकालना है। उसकी संख्या देनी होती है।

Syntax Left (Text, Number)

Example = Left (“Computer”3)

Result = Com

6. Right- यह Function शब्द के अक्षरों को दायीं तरफ से निकालता है। इसमें टैक्ट एवं कितने अक्षर निकालना है। उसकी संख्या देनी होती है।

Syntax = Right (Text, Number)

Example = right (“Computer”2)

Result = er

7. TRIM- यह Function टैक्ट के आगे पीछे के खाली स्थान को खत्म कर देता है।

Syntax = Trim (Text)

Example = trim (“Computer”)

Result = Computer

8. MID- यह Function शब्दों को अक्षरों के बीच से निकालता है। इसमें Argument (आर्गूमेंट) के तौर पर टैक्ट एवं कहा से अक्षर निकालना है। और कितने अक्षर निकालना हैं। उसकी संख्या देते है।

Syntax = MID (Text, START NUMBER, ENDNUMBER)

Example = mid (“SUPER COMUTER”,6,7)

Result = COMPUTER

Date Functions in Microsoft Excel

DATE

1. NOW- यह Function Computer की current date and Time देता है।

= NOW

OUT PUT = 11/10/2022 19:16

2. DAY- यह Function DATE से Day निकालता है।

Syntax = day (date)

Example = day (20/11/2022)

Result = 20

3. MONTH- यह Function DATE से Month निकालता है।

Syntax = month (date)

Example = month (20/11/2022)

Result = 11

4. year- यह Function DATE से वर्ष निकालता है।

Syntax = year (date)

Example = year (20/11/2022)

Result = 2022

5. today- यह Function current output देता है।

Syntax = today ()

Output = 20/11/2022

6. Date- यह Function दिये गये नम्बरों को दिनांक में बदलता है।

Syntax = date (year, month, day)

Example = date (2022,20,11)

Output = 20/11/2022

Time Functions in Ms Excel in Hindi

1. Time- यह Function दिये गये hour, minute, second को समय में बदलता है।

Syntax = Time (hour, minute second)

Example = Time (4.30.10)

Output = 4:30 AM

2. Second- यह Function दिये गये समय से सेकेंड आउटपुट में देता है।

Syntax = Second (Time)

Example = Second (4.30.10)

Output = 10

3. Minute- यह Function दिये गये समय से मिनिट आउटपुट में देता है।

Syntax = minute (Time)

Example = (minute (4.30.10)

Output = 30

4. hour- यह Function दिये गये समय से hour आउटपुट में देता है।

Syntax = hour (Time)

Example = hour (4.30.10)

Output = 4